단종된 부품, 대체품 찾는 순서 — 명판과 품번에서 시작하기

먼저 현품에서 확인할 것

단종 부품 소싱은 카탈로그가 아니라 현품에서 시작합니다. 설비에 붙어 있는 명판이 1차 자료입니다. 명판을 촬영해 두면 이후 문의에서 왕복이 줄어듭니다.

명판이 훼손된 경우에는 도면, 설비 매뉴얼의 부품표, 과거 구매 이력이 대체 출처가 됩니다. 출처마다 값이 다르면 임의로 하나를 고르지 말고 차이를 그대로 적어 둡니다.

1. 설비 명판과 부품 자체의 각인을 모두 촬영합니다.
2. 제조사명, 모델명, 품번, 시리얼, 제조년도 표기를 그대로 옮겨 적습니다.
3. 도면·매뉴얼 부품표·과거 발주서에서 같은 품번이 나오는지 대조합니다.
4. 값이 서로 다른 항목은 어느 자료에서 나왔는지 함께 기록합니다.
5. 판독이 안 되는 글자는 추측하지 말고 공란으로 남깁니다.

• 명판 사진은 정면과 비스듬한 각도로 각각 찍습니다.
• 각인이 얕으면 조명 방향을 바꿔 다시 촬영합니다.
• 품번에 접미 코드가 붙어 있으면 생략하지 않고 전부 적습니다.
• 설치 위치와 인접 부품도 함께 찍어 두면 형상 확인에 쓰입니다.

품번이 막혔을 때 규격으로 넓히기

품번 검색이 막히면 다음은 규격입니다. 품번은 제조사 내부 체계이지만, 규격은 여러 공급처에 공통으로 물을 수 있는 언어입니다.

다만 규격 항목을 나열하는 것과 값을 단정하는 것은 다릅니다. 값은 도면이나 명판 등 문서로 확인된 것만 적습니다.

예를 들어 감속기라면 축경과 감속비를 먼저 봅니다. 베어링이라면 내경·외경·폭과 형식 표기를 봅니다. 이때 확인할 항목까지만 정하고, 그 값이 얼마여야 하는지는 문서를 보고 채웁니다.

1. 품번이 단종인지, 후속 품번이 지정되어 있는지 제조사 자료에서 확인합니다.
2. 후속 품번이 없으면 확인해야 할 규격 항목 목록을 만듭니다.
3. 각 항목의 값을 도면·명판·매뉴얼 중 어디서 얻었는지 표시합니다.
4. 값을 찾지 못한 항목은 빈칸으로 두고 문의 시 함께 묻습니다.
5. 후보를 받으면 항목별로 하나씩 대조합니다.

• 장착 인터페이스: 결합 방식과 체결부 형상
• 치수: 도면에 기재된 항목 기준
• 전기 사양: 명판에 표기된 항목 기준
• 환경 조건: 설치 위치의 온도·습도·분진 여부
• 인증 표기: 명판에 인쇄된 마크와 인증번호

대체품 후보를 검증하는 순서

후보를 받았다고 해서 호환이 확인된 것은 아닙니다. 호환은 문서로 확인된 범위에서만 말할 수 있습니다.

공급처의 구두 답변은 근거가 아닙니다. 데이터시트, 도면, 인증서 사본 중 무엇으로 뒷받침되는지 물어 두면 나중에 분쟁이 줄어듭니다.

1. 후보의 데이터시트 또는 도면을 문서로 받습니다.
2. 앞서 만든 규격 항목표와 한 줄씩 대조합니다.
3. 일치하지 않거나 자료에 없는 항목을 따로 표시합니다.
4. 표시된 항목만 모아 공급처에 재문의합니다.
5. 현장 장착 확인이 필요한 항목은 별도로 남겨 둡니다.

• "호환됩니다"라는 답변은 근거 문서와 함께 받습니다.
• 자료에 없는 항목은 미확인으로 관리합니다.
• 인증은 인증서 사본과 인증번호로 확인합니다.
• 단종품 재고 판매인지 대체 생산품인지 구분해 기록합니다.

문의 한 번에 답이 오게 쓰기

단종품 문의는 왕복이 길어지기 쉽습니다. 첫 문의에 자료를 붙이면 회신 품질이 달라집니다.

모르는 값을 채워 넣지 말고 "미확인"이라고 적는 편이 낫습니다. 잘못된 값이 들어가면 후보 자체가 어긋납니다.

1. 명판 사진과 품번 전사본을 첨부합니다.
2. 설비명과 사용 위치를 한 줄로 적습니다.
3. 확인된 규격 항목과 미확인 항목을 구분해 표로 첨부합니다.
4. 필요 수량과 희망 시기를 적되, 정해지지 않았으면 미정으로 적습니다.
5. 회신에 데이터시트 첨부를 요청한다고 명시합니다.

• 동일품·후속품·대체품 중 무엇인지 구분해 회신해 달라고 씁니다.
• 견적에 포함/별도 항목을 구분해 달라고 씁니다.
• 납기는 재고분과 제작분을 나눠 답해 달라고 씁니다.
• 최소 주문 수량이 있으면 명시해 달라고 씁니다.