왕복을 줄이는 견적 요청서 쓰는 법

왕복은 왜 생기는가

견적 요청을 보내고 답이 아니라 질문이 돌아오는 경우가 있습니다. 대부분은 공급처가 견적을 낼 수 없어서가 아니라, 견적을 낼 조건이 요청서에 없어서입니다.

질문이 한 번 오가면 하루가 지나갑니다. 그래서 요청서를 쓸 때는 "상대가 무엇을 다시 물어볼까"를 먼저 생각하는 편이 빠릅니다.

아래 항목들은 값을 아직 모를 수도 있습니다. 모르면 비워 두지 말고 "미정" 또는 "추천 요청"이라고 적는 편이 낫습니다. 빈 칸은 질문을 부르고, 명시된 미정은 제안을 부릅니다.

요청서에 미리 채워 둘 항목

아래는 항목별로 무엇을 적어야 하는지를 정리한 것입니다. 값이 얼마여야 하는지는 품목마다 다르므로, 여기서는 "무엇을 적는 칸인지"까지만 다룹니다.

답변 형식을 지정하면 비교가 쉬워집니다

요청서에 답변 형식을 지정하지 않으면 공급처마다 다른 모양으로 회신이 옵니다. 어떤 곳은 부가세 포함, 어떤 곳은 별도, 어떤 곳은 운송비를 아예 적지 않습니다.

그러면 총액 비교 단계에서 다시 물어야 합니다. 요청서 마지막에 "아래 형식으로 회신 부탁드립니다"를 붙이는 것만으로 이 왕복이 줄어듭니다.

• 단가와 총액을 각각 표기하고, 부가세 포함 여부를 명시해 달라고 요청합니다.
• 운송비·포장비를 별도 행으로 적어 달라고 요청합니다. 포함이면 "포함"이라고 쓰게 합니다.
• 납기를 "발주 후 며칠"인지 "특정 날짜"인지 구분해 적게 합니다.
• MOQ가 있으면 명시하고, 요청 수량이 MOQ 미만이면 그 사실을 적게 합니다.
• 견적 유효기간을 적게 합니다.
• 지정 품번이 아닌 대체품으로 제안했다면 어느 품번인지 표기하게 합니다.

한 통에 담을 것과 나눌 것

품목이 여러 개일 때 한 통에 다 넣으면 회신도 뭉쳐서 옵니다. 일부 품목만 취급하는 공급처는 아예 답을 미루기도 합니다.

취급 범위가 다른 품목은 나눠 보내는 편이 회신이 빠릅니다. 반대로 같은 장비의 부속 부품은 한 통에 묶는 편이 낫습니다.

보내기 전 마지막 점검 순서

1. 품목 식별 정보가 상대가 검색할 수 있는 형태인지 봅니다. 제조사명 없이 품번만 있으면 되묻습니다.
2. 수량 기준이 1회분인지 연간인지 문장으로 구분되어 있는지 봅니다.
3. 납기가 "빠른 시일 내" 같은 표현으로 남아 있지 않은지 봅니다.
4. 미정 항목이 빈 칸으로 남아 있지 않고 "미정"이라고 적혀 있는지 봅니다.
5. 회신 형식과 회신 희망일을 적었는지 봅니다.
6. 첨부한 도면·사진이 열리는지, 품번이 읽히는 해상도인지 확인합니다.

회신을 받고도 다시 물어야 하는 경우

형식을 지정해도 누락은 생깁니다. 이때는 전체를 다시 묻지 말고 누락된 항목만 짚어 묻는 편이 빠릅니다.

특히 아래 항목은 총액과 일정에 직접 영향을 주므로, 비어 있으면 비교 전에 채워야 합니다.